Når et menig kommunestyremedlem etterspør hvordan en sak «står» i administrasjonen, får vi gjerne høre hvor forferdelig travelt man har det og at tålmodighet er en dyd (av nødvendighet).
Men er det noe bedre at vedtak ikke følges og at våre innbyggere ikke vet om henvendelser er mottatt?
I kommunestyrets møte 18. juni 2010 (s. 220) (altså for nesten tre år siden) vedtok kommunestyret en ny informasjonsplan for kommunen.
I samme møte ble følgende forslag fra undertegnede vedtatt enstemmig:
Ved henvendelse via e-post gis bekreftelse på mottak senest innen 2 virkedager.
Jeg har selv opplevd ved flere anledninger at henvendelser via e-post til post@sigdal.kommune.no (kommunens hovedadresse) ikke frembringer noe svar – ikke engang et automatisert svar.
Senest ved en interpellasjon jeg sendte inn til møtet i desember 2012, mottok jeg aldri svar fra kommunen på mottak.
Jeg sendte derfor en e-post 14. desember 2012 til ordfører Kari K. Ask for å etterspørre om hun hadde mottatt min interpellasjon:
sendte inn en interpellasjon for en tid tilbake (24. november), men det ser ikke ut til at administrasjonen er særlig interessert i å rapportere mottak av slikt. Har du mottatt den? Jeg må si jeg blir irritert når jeg ikke kan få tilbakemeldinger på e-poster sendt til kommunen og istedenfor må etterspørre.
Prompt får jeg svar fra en ordfører som nesten «alltid» er «på» (Bra!):
Den er mottatt og innregistrert / stemplet inn 26.11. Jeg har mappa og svar kommer i komunestyremøte 21.12. Beklager at jeg ikke sendte tilbakemelding om at den var mottatt!
Nå er det ikke min oppfatning at det er ordførerens jobb å bekrefte at en e-post er mottatt til ”kommunens sentralbord”, noe også ordføreren ser ut til å mene:
Jeg skal etterspørre hva som praktiseres av tilbakemeldingsrutiner på postmottak ”Sigdal kommune”.
Jeg vet ikke hva som kom ut av den ”etterspørselen”, men at noe ikke fungerer korrekt når det gjelder mottak av e-post er soleklart.
Det får jeg til de grader bekreftet i sakspapirene til hovedutvalg for næring og drift sitt møte 23. mai 2013.
I saken som omhandler valg av veinavn er det vedheftet diverse tilbakemeldinger fra innbyggere. Jeg kan ikke dy meg for å sakse ut to personers tilbakemeldinger:
4. desember 2012 skriver Sigrid Øyslebø Sørensen i en e-post til Sigdal kommune:
Jeg har gjennomgått postlisten for uke 48, og finner ikke at e-posten med merknad er journalført. Jeg ber om å få en bekreftelse på at denne er mottatt innen fristen 011212. Det er kjempeviktig!!
18. februar 2013 skriver Christian Haugen følgende:
sendte en mail til post@sigdal.kommune.no i november med et par spørsmål angående navnsetting av veier i Sigdal. Den har jeg aldri fått noe svar på og nevnte dette såvidt for teknisk sjef (red. anm. Johannes Michielsen) i en annen sammenheng ikveld og han foreslo å sende spm til f.eks. deg (red. anm. Tor Kolstad) siden du står nevnt under saken på sigdal.kommune.no.
Rådmannen må gjerne komme med plausible forklaringer på hvorfor det ikke skal være mulig å komme med kjappe tilbakemeldinger på e-post om at disse er mottatt i forvaltningen. Men uansett er det for dårlig:
1) For dårlig at et vedtak fra 2010 ikke er gjennomført etter tre år.
2) For dårlig at innbyggere ikke kan være sikre på om henvendelser de gjør til Sigdal kommune har kommet frem.
Hva sier rådmannen?
PS. Allerede 3. november 2012 skrev jeg blogginnlegget "Hvordan gjennomfører man kommunale vedtak?" som omhandlet manglende respons fra det "såkalte" servicetorget. Selvsagt uten å få respons.